Հանդիպման արձանագրությունը փաստաթուղթ է, որն արտացոլում է այս իրադարձության բոլոր կարևոր որոշումները: Դրա սխալ ձևակերպումը, ինչպես իմաստով, այնպես էլ կատարողականով, կարող է վիճարկվել հանդիպման մասնակիցների կողմից: Բացի այդ, կա կառավարման սխալ որոշումներ կայացնելու պոտենցիալ վտանգ, եթե արտադրական ժողովի արձանագրությունը խեղաթյուրված տեղեկատվություն է պարունակում: Պարզ առաջարկությունների հավաքածուն կօգնի ձեզ ճիշտ դասավորել այն:
Այս փաստաթղթի տեքստը սովորաբար պարունակում է երկու մաս՝ ներածական և հիմնական: Հանդիպման արձանագրությունը (նրա առաջին կեսը) ներառում է միջոցառման հիմնական պարամետրերի նկարագրությունը՝ պաշտոններ, լրիվ անվանումը: անդամներ, նախագահ և քարտուղար։ Երբ ներկաներից մեկն ունի հատուկ կարգավիճակ (հրավիրված, փորձագետ, դիտորդ և այլն), դա նույնպես նշվում է փաստաթղթում։ Եթե հանդիպմանը ներկա են եղել շատ մարդիկ, ապա հանդիպման արձանագրությունը կարող է պարունակել նրանց վերաբերյալ տվյալներառանձին թերթիկ, որը փաստաթղթի անբաժանելի հավելվածն է։ Ներածական բաժինն ավարտվում է օրակարգով, որը պարունակում է քննարկվող հարցերի ցանկը։ Ցանկալի է դրանք դասավորել ըստ կարևորության, սակայն կարող են լինել այլ գործոններ, որոնք ազդում են հարցերի ցանկում տեղի վրա։ Օրինակ՝ օրակարգի կառուցվածքը կարող է կախված լինել դրա հարցերի մի մասի տրամաբանական հարաբերություններից կամ միջոցառմանը մասնակցող անձանց զբաղվածությունից։ Փաստաթուղթն ինքնին կազմվում է կազմակերպության (դրա ստորաբաժանման) բլանկի վրա, այն պետք է նշվի, թե երբ է կայացել հանդիպումը։
Հանդիպման արձանագրությունը հիմնական մասում պետք է համապատասխանի ներածականին։ Մասնավորապես, դրա հարցերը պետք է ընթանան նույն հաջորդականությամբ, ինչ օրակարգում։ Օրակարգի յուրաքանչյուր կետի վերաբերյալ տեղեկատվություն գրանցող տեքստի կառուցման ալգորիթմը հետևյալն է՝ «լսեցի», «խոսեցի», «որոշեցի»: Արձանագրության այս մասը գրելիս հիմնական կանոնն այն է, որ այն չպետք է վերածվի մի տեսակ արտագրության:
Մասնավորապես, «լսված» ենթակետում նկարագրվում է, թե ով է եղել հարցի հիմնական զեկուցողը, ինչ է նա առաջարկել իր ելույթի վերջում։ Ըստ բանախոսների, նշվում է նաև, թե ով է ասել, թե ինչ է առաջարկել։ Որոշմամբ ամրագրվում է ժողովի մասնակիցների մեծամասնության վերջնական դիրքորոշումը։ Եթե այն ընդունվել է քվեարկությամբ, ապա նշվում է, թե քանի հոգի է կողմ, քանիսը դեմ, ինչպես նաև ձեռնպահների թիվը։ Կախված քննարկված հարցերի կարևորությունից, կարող է նշվել լրիվ անվանումը: մարդիկ, ովքեր զբաղեցրել են այս կամ այն պաշտոնը։
Նիստի արձանագրությունը կազմվում է քարտուղարի կողմից, փաստաթուղթն ինքնին ստորագրում են նիստը կատարողը և նիստը նախագահողը: Կազմելու համար տեղեկատվության աղբյուր են հանդիսանում ձեռագիր նախագծերը, ձայնագրիչի միջոցով արված ձայնագրությունները, սղագրությունները։ Եթե ժողովի ընթացքում բացահայտված հարցերի լուծումը պահանջում է նիստին չմասնակցած ավելի բարձր պաշտոնատար անձի լիազորություն, ապա այդ ղեկավարի որոշումների հաստատումը կարող է լրացուցիչ տրամադրվել: Ստորագրված և գրանցված արձանագրությունը կարող է ուղարկվել որպես մեկ փաստաթուղթ կամ քաղվածքներ այն պաշտոնյաներին, որոնք վերաբերում են հարցերի միայն մի մասին:
