Փաստաթղթերի կառավարումը կարևոր օղակ է գրասենյակային աշխատանքի մեջ

2024 Հեղինակ: Henry Conors | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2024-02-12 08:46

Աշխատանքը հասկացվում է որպես կանոններ, որոնցով ստորագրված լուծումները խթանվում են ձեռնարկության կամ հաստատության ներսում՝ արխիվային պահեստ ստանալու պահից: Այս հայեցակարգի հիմքում ընկած է փաստաթղթի ստացումը, դրա քննարկումը, գործադիր մարմիններին փոխանցումը, կատարման կազմակերպչական միջոցառումները, հավաստագրումը, կատարումը, պահպանումը։

Սա գործընթաց է, որը հաշվի է առնում փաստաթղթի տեղաշարժի դեպքերը և այդ ատյաններում դրա շարժման արագությունը: Փաստաթղթերի հոսքը գործընթաց է, որը պետք է փոխկապակցված լինի վարչական ապարատի տեղեկատվական գործունեության հետ, յուրաքանչյուր առանձին որոշման փաստաթղթավորմամբ, նոր ստացված փաստաթղթերի պահպանմամբ:

Բազմաթիվ ադմինիստրատիվ ապարատների գործունեության մեջ մեծ թվով թերություններ կապված են հենց փաստաթղթերի տեղաշարժի վատ կազմակերպման հետ։ Օրինակ՝ կառավարման որոշման փաստաթղթի շրջանառության գործընթացը պետք է ներառի երեք պարտադիր բաղադրիչ՝.

• տեղեկատվական աջակցություն կայացված որոշման համար (սա ներառում է հավաստի տեղեկատվություն,հաստատում է որոշման ճիշտությունը);
• որոշման փաստաթղթավորում (կարգավորող փաստաթուղթ);
• վերահսկողություն իրականացման նկատմամբ (որը ներառում է առաջարկվող աշխատանքի կազմակերպումը, առաջադրանքի կատարման մեթոդները, պայմանների և ժամկետների պահպանումը):

Ինչպես երևում է վերը նշված օրինակից, աշխատանքային հոսքը տեղեկատվության հավաքագրումն է, որի հիման վրա կկայացվի վարչական որոշում. բուն որոշման նախապատրաստումը, ներառյալ խմբագրումը, համակարգումը, մշակումը մինչև հաստատումը: Վերոհիշյալ բոլոր փուլերը պահանջում են փաստաթղթի շարժում ոչ միայն ձեռնարկության կառուցվածքային ստորաբաժանումների, այլև կատարողների միջև՝ տեխնիկներից, մասնագետներից մինչև մենեջերներ: Այս օրինակից եզրակացությունը հետևյալն է. որքան մեծ է փաստաթղթի շարժման արագությունը, որքան բարձր է դրա կատարման որակը յուրաքանչյուր կոնկրետ փուլում, այնքան լավ կլինի ձեռնարկության կառավարման գործընթացը որպես ամբողջություն:

Այս տերմինը գրականության մեջ հայտնվել է դեռևս 1920-ական թվականներին։ Այնուհետև համարվում էր, որ աշխատանքային հոսքը աշխատանքի կազմակերպումն է, որն ուղղված է ընդհանուր առմամբ պետական ապարատի ռացիոնալ կառուցմանը, տարբեր կատարողների և ծառայությունների միջև պարտականությունների բաշխմանը: 1931 թվականին Կառավարման տեխնոլոգիաների ինստիտուտը առաջին փորձն արեց կարգավորելու գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման միասնական սկզբունքները։ Սահմանվել են կանոններ, որոնց համաձայն պետք է կատարվեն փաստաթղթերի ընդունումն ու հանձնումը, կատարման կանոնները, ստորագրման կարգավորումը։ Տնտեսության զարգացման հետևյալ փուլերը ստացել են այնպիսի հայեցակարգի օրենսդրական կարգավորում, ինչպիսին էգրասենյակային աշխատանք, որտեղ հիմնական շեշտը դրվել է անհատական տեխնիկական գործառնությունների վրա։ Փաստաթղթերի կառավարման ծրագիրը նշված օրենսդրական ակտերով չի նշվել, թեև իրականում ամեն ինչ հանգել է փաստաթղթերի տեղաշարժը կազմակերպելուն։ 1974 թվականից սկսած ստորագրվեց հիմնական փաստաթուղթը, որը կարգավորում է փաստաթղթերի կառավարման ողջ գործընթացը, որը դեռևս գործում է։

Օրենսդրության այս մասը կոչվում է «Պետական գրառումների կառավարման միասնական համակարգ» (USSD), որի պարբերությունները նվիրված են փաստաթղթերի տեղաշարժի կազմակերպմանը, դրանց մշակման տեխնոլոգիական մեթոդներին և կիրառման կանոններին։ Այս հավաքածուն ձևակերպում է հիմնական կանոնը. «Փաստաթղթերի հոսքը փաստաթղթի գործառնական շարժումն է ամենակարճ ճանապարհով, ներառյալ նվազագույն ժամանակը և աշխատուժը»: Միայն հաստատված կանոնը գործնականում կիրառելով կարելի է հույս դնել երկրի բնակչության կյանքի բարելավման, նահանգի տնտեսության աճի վրա։

Այս նպատակներին հասնելու համար անհրաժեշտ են խելացի, կարգապահ, պատասխանատու ղեկավարներ, որոնց համար USSD-ի վրա հիմնված աշխատանքային հոսքի ներդրումը պատվի և խղճի խնդիր կլինի։