Ռեեստրը ցուցակ կամ ցուցակ է: Մեկ այլ մեկնաբանության համաձայն՝ այս բառը նշանակում է փաստաթղթերի, գույքի և այլ հարցերի գրանցման գիրք։
Ցանկացած ընկերության աշխատանքի ընթացքում ստեղծվում են փաստաթղթեր, որոնք արտացոլում են նրա գործունեության էությունը։ Նման թղթերի թիվը անընդհատ աճում է։ Նման գրառումների պահպանումն ու ոչնչացումը ենթակա են դաշնային գործակալությունների կողմից սահմանված կանոնակարգերին:
Որպեսզի ընկերությունը թղթերով տուն չունենա, անհրաժեշտ է գրանցամատյան։ Մեծ թվով փաստաթղթեր պետք է կառուցվածքային և համակարգված լինեն: Ռեեստրը համակարգ է, որը մեծապես կհեշտացնի թղթերի հետ աշխատանքը և թույլ կտա հնարավորինս սեղմ ժամկետներում գտնել դրանք։
Փաստաթղթերի արխիվացումը և պահպանումը աշխատատար աշխատանք է: Բայց յուրաքանչյուր խոշոր ձեռնարկություն պետք է նման համակարգ ներդնի։ Փաստաթղթերի գրանցամատյանում մուտքագրվում են մեծ քանակությամբ թղթային և թվային տեղեկատվություն:
Մասնագետներն աշխատում են ցանկացած տվյալների հետ՝
- վարկային և ապահովագրական գործեր;
- կոմիսիոն պայմանագրեր;
- բեռնափոխադրումների վերահասցեավորում;
- հաշվապահական և կադրային փաստաթղթեր և այլն:
Աշխատանքների գրանցումը ներառում է՝
- Ցուցակ մասնագետների կողմիցդրա մաս կազմող փաստաթղթերի ցանկի յուրաքանչյուր դեպքի բովանդակության աղյուսակը։
- Այս ցուցակի մուտքագրում էլեկտրոնային գրանցամատյան:
- Պահպանման ժամկետների սահմանում յուրաքանչյուր տեսակի փաստաթղթի կամ դրա խմբի համար:
- Եթե գործը պահվում է արխիվում, ապա գրանցամատյանում նշվում է այն տուփի համարը, որտեղ այն գտնվում է։
Առաջարկվող նախագծի համար նոր տեխնիկական առաջադրանք մշակելիս որոշվում է գույքագրման մեջ մուտքագրվող տեղեկատվության քանակը:
Գրանցամատյանը տեղեկատվության ցանկն է, որը մուտքագրվում է ամսագրում կամ էլեկտրոնային լրատվամիջոցներում: Փաստաթղթերի յուրաքանչյուր խումբ ունի իր կարճ բովանդակության աղյուսակը: Նմուշի ցուցակագրում՝
- անձնական ֆայլեր անձնակազմի բաժնի համար;
- ընկերության հաշվապահական փաստաթղթեր;
- կազմակերպության կնքված պայմանագրեր;
- ապահովագրական քաղաքականություն;
- վարկային պայմանագրեր;
- տեխնիկական փաստաթղթեր ճարտարապետական նախագծային կազմակերպությունների համար;
- պարբերականներ;
- ընկերության բոլոր փաստաթղթերի կատալոգ՝ գույքագրմամբ կամ գրանցմամբ:
Ընկերությունում գրանցամատյանների կազմումը կարող է զգալիորեն կրճատել փաստաթուղթ և ռեսուրսներ գտնելու ժամանակը։ Խոշոր ընկերություններում չի կարելի անել առանց բոլոր փաստաթղթերի խիստ գույքագրման և խմբավորման: Բայց փոքր ընկերությունները նույնպես կարող են ներդնել նման հաշվապահական համակարգ։
Մանրածախ առևտրով զբաղվող կազմակերպությունը ապրանքները հաշվի է առնում ոչ միայն արտադրողի, այլև վաճառքի գներով։ Ինչ գնով է վարվելու ապրանքների հաշվառումը, որոշում է առևտրային ընկերությունը։ Գների ձևավորումվաճառքը պետք է փաստաթղթավորվի: Մանրածախում յուրաքանչյուր ապրանքի համար կազմվում է ռեգիստր։ Սա հնարավորություն է տալիս գրանցումներ պահել արտադրության յուրաքանչյուր միավորի համար՝ ըստ գնման և վաճառքի:
Չկա մեկ նմուշ, ըստ որի ապրանքները պահվում են։ Առևտրային կազմակերպությունն ինքնուրույն կազմում է «Գների ռեգիստր» փաստաթղթի ձևը, որը պարունակում է ամբողջական տեղեկատվություն ապրանքի և դրա մանրամասների մասին: Նման թուղթը կազմվում է ամեն օր բոլոր մուտքային ապրանքների համար: Ընկերության ղեկավարը հաստատում է մանրածախ գինը։
