Արձանագրություն բառը բոլորի շուրթերին է: Գրասենյակի աշխատակիցները դա պարբերաբար լսում են հանդիպումների ժամանակ, ոստիկաններն այն օգտագործում են իրենց մասնագիտական գործունեության մեջ, իսկ պետությունների ղեկավարներն ու դիվանագետները ստիպված են հավատարիմ մնալ նրա թելադրած կանոններին։ Ի՞նչ է արձանագրությունը: Ստորև կիմանանք։
Արձանագրության նշանակությունը
Ինչպես շատ այլ տերմիններ, այս բառն ունի մի քանի իմաստ: Ամեն ինչ կախված է գործունեության ոլորտից, որում կիրառվում է ցանկալի հայեցակարգը: Այսպիսով, եկեք դիտարկենք ամենատարածված իրավիճակները, երբ ընդունված է խոսել արձանագրության մասին:
Երբ խոսքը բիզնես միջավայրի մասին է, արձանագրությունը փաստաթուղթ է, որը նկարագրում է տեղի ունեցող իրադարձությունը (հանդիպում, ժողով, տնօրենների խորհուրդ և այլն):
Ոստիկանության մասին, որը նույնպես հաճախ նման փաստաթուղթ է կազմում, վերևում արդեն նշել ենք։ Տվյալ դեպքում ենթադրվում է հանցագործության կամ իրավախախտման փաստի հաստատում։
Միջազգային ձևաչափով արձանագրությունը կանոնների մի շարք է, որոնք պետք է պահպանվեն պետական պաշտոնյաների, ինչպես նաև դիվանագիտական գործիչների միջև պաշտոնական հանդիպումների ժամանակ: Օրինակ, կա ղեկավարների հանդիպումների արձանագրություննահանգներ կամ այցելություն նախագահին։
Սակայն այս հոդվածում մենք կկենտրոնանանք բիզնես արձանագրությունների հայեցակարգի վրա:
Հանդիպման րոպեներ
Բիզնես հանդիպումները բիզնես միջավայրում բոլոր գործընթացների անբաժանելի մասն են: Դրանք կարող են տեղի ունենալ պաշտոնապես՝ հաշվի առնելով նշանակված ժամը և միայն գրասենյակում։ Շատ տարածված են նաև ոչ պաշտոնական աշխատանքային ժամադրությունները: Երկրորդ դեպքում, դուք կարող եք անել առանց զրույցի արձանագրային հաստատման: Եթե հանդիպումը պաշտոնական է, ապա այն պետք է լինի գրավոր՝ բոլոր կանոններին համապատասխան։
Արձանագրությունը վարում է քարտուղարը կամ նման իրավասություն ունեցող անձը։ Զրույցի ընթացքին հետևելու համար փորձեք պարզել հարցերի մոտավոր ցանկը, որոնք կքննարկվեն հանդիպման ժամանակ: Օգտակար կլինի նաև ունենալ ձայնագրիչ՝ մանրամասները բաց չթողնելու համար, քանի որ արձանագրությունը բիզնես միջոցառման շատ մանրամասն նկարագրություն է։
Ներկաների և բացակայողների անունները պետք է արձանագրվեն։ Դուք ինքներդ կարող եք նշումներ կատարել հանդիպման բոլոր եկածների գտնվելու վայրի վերաբերյալ, որպեսզի առանց սխալների նշեք որոշակի բառերի հեղինակությունը:
Յուրաքանչյուր հանդիպման սկզբում որոշվում է հարցերի քննարկման հերթականությունը, անպայման գրեք այն բառացի։
Եթե ժողովում քվեարկություն է եղել, ապա նշեք դրա արդյունքները (քանիսն է քվեարկել «կողմ» և քանիսը «դեմ»): Այն դեպքում, երբ հանդիպմանը ներկաները քիչ են եղել, դուք հնարավորություն ունեք նշել նաև բոլոր քվեարկածների անուն-ազգանունները։
Մի՛ հապաղիրարձանագրությունը ներկայացնելով հետևի վրա, քանի որ այս ընթացքում կարող եք մոռանալ հանդիպման մանրամասները։
Բանակցությունների րոպեներ
Բանակցությունները տարբերվում են սովորական գործնական հանդիպումից նրանով, որ սովորաբար քննարկում են մեկ կամ մի քանի հարցեր, որոնք մեծ դեր են խաղում երկու կողմերի համար: Տվյալ դեպքում արձանագրությունը հնարավորություն է արձանագրելու զրույցի բոլոր նրբությունները և կողմերի պահանջները։ Քննարկվող հարցը միշտ չէ, որ լուծվում է առաջին բանակցություններից անմիջապես հետո, ուստի տնօրեններին կամ այլ աշխատակիցներին ժամանակ և հանդիպման մասին ամբողջական տեղեկատվություն է պետք։
Բանակցությունների արձանագրությունը կազմվում է նույն սկզբունքով, ինչ ցանկացած բիզնես փաստաթուղթ։
Անհրաժեշտ է նշել նկարագրված իրադարձության ամսաթիվը, փաստաթղթի համարը և վերնագրի ամբողջական տարբերակը։ Սրան հաջորդում է ներածություն, որտեղ անպայման նշվում է ներկաների ցանկը և քննարկման հիմնական հարցերը։
Հիմնական մասում տեղեկատվությունը սովորաբար բաժանվում է երեք մասի՝ «Լսված», «Խոսեց», «Որոշեցի»։ Արձանագրության ամբողջական տարբերակում բոլոր բանախոսների խոսքերը մեջբերվում են բառացի, որոշ դեպքերում տրվում է նաև քաղվածք արձանագրությունից՝ կրկնօրինակելով դրա որոշակի մասը։
